您終於要展開一趟應得的假期了，但待辦事項清單上還有最後一項任務：撰寫一封自動回覆郵件。

許多人對於該包含多少資訊、您將有多大的可用性，以及是否要在訊息中注入一些個人風格，甚至冒險開個玩笑，都感到非常熟悉。

專家表示，撰寫自動回覆郵件（OOO）時有明確的「應做」與「不應做」事項，而寫錯可能會帶來比您想像中更嚴重的後果。以下是他們撰寫完美自動回覆郵件的規則。

禮儀顧問公司 Debretts 表示，一封好的自動回覆應該禮貌且簡潔，提供明確的返回日期，並在適當的情況下提供另一個聯絡點。

但您應該避免過度分享，例如包含您假期計畫的具體細節，或炫耀第二套房產或昂貴的嗜好。

Debretts 表示，應避免分享關於您假期計畫的個人細節。

關於您為何休假而進行的「美德展示」也是禁忌。總監 Rupert Wesson 表示，這可能會顯得「沾沾自喜」或像您在「過度努力」。

「有些人會很高興您正在與『家人共度美好時光』，但考慮到是他們寫信給您，而他們仍在辛勤工作，您可能會冒著讓他們感到不快的風險。」

話雖如此，一封僅僅寫著「我不在辦公室」而沒有返回日期或替代電子郵件的簡短訊息，可能會引發更多問題。

LinkedIn 的職涯專家 Charlotte Davies 表示：「人們不知道何時能收到回覆，也不知道還有誰能提供協助，這種不確定性正是導致『以防萬一』的後續追蹤的原因。」

她認為，一封好的 OOO 應做到兩件事：分享您的日期並引導人們聯繫備用聯絡人。

她還認為，在您離開之前，值得向負責代理您工作的人員簡報任何重要事項：「這有助於寫信給您的人，也能保護您的假期。」

您會設定像這樣的自動回覆嗎？

雖然個人風格在 OOO 中可能適用於您的團隊文化較為非正式的情況，但請注意，幽默感在電子郵件中並不總是能奏效。

法律事務所 Wilford Smith 的銷售與行銷主管 Paul Fitzsimmons 認為，過於輕浮或諷刺的訊息，即使有趣，也可能讓您陷入麻煩。

他舉例說：「『我目前不在辦公室，假裝這家公司不存在』…『如果緊急，請打電話給關心的人』…『我不在時收到的電子郵件將被刪除且不讀取』。」

管理您可用性的預期非常重要。

41 歲的資深銷售主管 Adam Murfet 表示，一位前同事因為 OOO 中的一個笑話激怒了客戶，導致失去了一筆交易。

但他認為，在溝通日益 AI 化的時代，幽默感可以幫助一些人脫穎而出。

他建議的經驗法則：「永遠問問自己，你會把同樣的話寫在電子郵件裡嗎？」

「您發送的任何內容都會被閱讀，人們會因此評判您。」

評論員經常抱怨寄件者說他們在休假期間「電子郵件存取有限」。

風險在於，這會讓人們像您仍在工作一樣繼續聯繫您。

Wesson 表示，如果您真的需要在度假時查看電子郵件，那麼最好說「我會定期查看電子郵件」，這樣可以管理預期。

Davies 補充說，如果您想要一個真正的假期，「請清楚說明——例如『在此期間我不會查看電子郵件』。」

「請記住，在英國，您有權享有不受干擾的年假，除非您的合約另有規定。」

1. 保持禮貌：不要直接說「我正在休年假」。請在訊息前加上問候語，例如「感謝您的來信」。

2. 提供明確的返回日期和備用聯絡人（如果適用）。確保所有聯絡資訊都正確。

4. 清楚說明您的可用性：管理預期，如果您不希望被打擾，請明確告知。

5. 不要承諾一回來就立即回覆：積壓郵件是完全正常的，因此「幾天內」是更好的承諾。

6. 如果您使用 Outlook，請同時勾選內部和外部聯絡人。這是一個很容易忽略的細節。

7. 返回工作後關閉您的自動回覆：過期的 OOO 會顯得雜亂無章。